Datadriven verksamhetsstyrning i praktiken

Rapporten handlar om de organisatoriska utmaningar som uppstår när en stor myndighet arbetar med att införa datadriven verksamhetsstyrning genom en bredare användning av data från olika delar av verksamheten. Även om digital analys utlovar insikter i realtid, ökad flexibilitet samt snabbare och mer välgrundat beslutsfattande, visar det sig vara utmanande att integrera den i etablerade styrsystem. Datadriven verksamhetsstyrning förutsätter att data kan ligga till grund för de beslut och handlingar genom vilka verksamheten planeras, följs upp och förändras. Tillgång till stora mängder kontinuerligt uppdaterade data innebär därför inte i sig att verksamhetsstyrningen blir datadriven.

Om studien

Studien bygger på en kvalitativ fallstudie av Trafikverket, där många olika typer av data produceras och används i lokala system för specifika operativa ändamål. Digital övervakning av transportsystemet är ett exempel på sådan dataproduktion. Inom myndigheten finns en ambition att göra data från olika system tillgängliga för återanvändning och samkörning för fler ändamål, däribland övergripande analys, verksamhetsplanering och uppföljning.

Det empiriska materialet samlades in under perioden 2021–2025 och omfattar 47 intervjuer med 38 personer samt dokument om myndighetens digitaliseringsarbete och styrning.

Två former av integrationsarbete

Med utgångspunkt i detta material beskriver rapporten integrationsarbetet som bestående av två analytiskt åtskilda men ömsesidigt beroende former av arbete:

• att skapa en infrastruktur för dataflöden
  
• att samordna dataflöden med verksamhetsstyrning
  

Att bygga en infrastruktur för dataflöden

Den första formen av integrationsarbete avser det arbete som krävs för att göra kontinuerliga dataflöden tillgängliga för bredare analytisk användning. Studien visar att data som produceras för lokala, operativa ändamål inte utan vidare kan återanvändas i andra organisatoriska sammanhang.

Utvecklingen av gemensamma datalager försvåras av finansieringsstrukturer där lokala projekt saknar resurser och incitament att bekosta överföring av data för gemensam användning. När data från olika system kombineras uppstår dessutom frågor om informationsägarskap och säkerhetsklassificering som begränsar hur informationen kan delas och användas.

Även den organisatoriska placeringen av ny analysteknik har betydelse. Utan en tydlig hemvist och resurser för underhåll och vidareutveckling riskerar tekniken att stanna på pilotstadiet.

Att integrera data i verksamhetsstyrningen

Den andra formen av integrationsarbete handlar om hur data kan tolkas, representeras och användas inom verksamhetsstyrningen. Studien visar att stora mängder data inte utan vidare kan omvandlas till relevant styrinformation.

Tjänstepersoner behöver utföra ett omfattande manuellt arbete för att extrahera, tolka och sammanställa information från olika system. Kontinuerligt uppdaterade data behöver också samordnas med styrningens återkommande planerings- och uppföljningscykler, vilket innebär att tillgång till realtidsdata inte automatiskt möjliggör snabbare beslut.

När information synliggör frågor som skär över etablerade ansvarsområden kan det dessutom bli oklart vem som har mandat att agera och vem som kan hållas ansvarig. Digital analys undanröjer därmed inte behovet av professionella bedömningar och organisatorisk samordning.

Varför räcker inte tekniken?

Att skilja mellan dessa två former av integrationsarbete tydliggör varför datadriven verksamhetsstyrning kräver mer än teknisk kapacitet att producera och analysera data. Arbetet med infrastrukturen och arbetet med styrningen pågår parallellt och påverkar varandras förutsättningar.

Kontinuerliga dataflöden skapar friktion i förhållande till byråkratisk organisering och verksamhetsstyrning, där stabila informationsformat, fastställda tidscykler och tydliga ansvarsfördelningar fyller viktiga funktioner. Dessa arrangemang formar både vilken information som kan användas och hur den kan omsättas i beslut och handling.

Praktiska implikationer för organisationer

En central praktisk implikation är därför att utvecklingen av datadriven verksamhetsstyrning behöver omfatta samordningen mellan infrastrukturen för dataflöden och de styrningspraktiker där informationen ska användas.

I vissa fall behöver dataflöden anpassas till etablerade rutiner. I andra fall kan representationsformat, administrativa rutiner, tidscykler eller ansvarsfördelningar behöva förändras för att organisationen ska kunna dra nytta av kontinuerligt uppdaterad information.

Rapporten konkretiserar detta arbete genom frågor om finansiering, informationsförvaltning, tolkning, tempo och beslutsmandat. Hur dessa frågor hanteras är avgörande för möjligheten att utveckla datadriven styrning samtidigt som kraven på informationssäkerhet, samordning och ansvarsutkrävande tillgodoses.

Läs rapporten Mellan data och styrning: organisatoriska utmaningar med att möjliggöra datadriven styrning i en statlig myndighet pdf, 1.6 MB.