Yttrande över promemorian En effektivare och mer ändamålsenlig anskaffning och användning av lokaler

Ställningstaganden

Stockholms universitet avstyrker förslaget att det ska införas krav som förtydligar att en myndighet när den planerar för sin lokalförsörjning ska verka för en effektiv och ändamålsenlig anskaffning och användning av lokaler (avsnitt 3.2).

Stockholms universitet avstyrker förslaget att det ska införas krav på att en myndighet i planeringen för sin lokalförsörjning ska pröva om det är möjligt att genom att samverka med andra myndigheter minska statens kostnader eller uppnå andra fördelar (avsnitt 3.3).

Stockholms universitet avstyrker förslaget om att införa en bestämmelse om att myndigheter med få årsarbetskrafter på en arbetsort eller ett arbetsställe i planeringen för sin lokalförsörjning ska pröva om det genom att samlokalisera med andra myndigheter är möjligt att minska statens kostnader eller uppnå andra fördelar (avsnitt 3.4).

Stockholms universitet varken tillstyrker eller avstyrker promemorians övriga förslag.

Skäl för ställningstagandena

Promemorian tar avstamp i Riksrevisionens rapport Kostsam kvadratjakt – statens användning och anskaffning av lokaler (RiR 2025:17), där det bedöms finnas en stor besparingspotential för myndigheter. Riksrevisionen beräknar att om varje statsanställd har en kontorsarea på 15 kvadratmeter – i det urval av myndigheter som Riksrevisionen har granskat – skulle en kostnadsminskning på omkring 1 miljard kronor uppstå. Mot den bakgrunden görs bedömningen i promemorian att myndigheterna behöver ytterligare stöd i planeringen för sin lokalförsörjning genom tydligare reglering. Detta skulle, anförs det i promemorian, ”tydliggöra den förväntan som finns på att myndigheter vid planeringen, dimensioneringen och lokaliseringen av sina lokaler ska verka för en effektiv och ändamålsenlig lokalanvändning, t.ex. genom att beakta möjligheten till distansarbete och beläggningsgraden av lokalerna.” På samma sätt behöver det införas särskilda krav på att myndigheterna i planeringen för lokalförsörjningen ska pröva om det är möjligt att genom samverkan med andra myndigheter minska statens kostnader.

Stockholms universitet saknar en analys som påvisar dels hur problemen ser ur, dels att föreslagna åtgärder löser problemen. Regeringen må ha som mål att minska lokalytorna i staten till i genomsnitt 15 kvadratmeter per anställd. Och som Riksrevisionens beräkning visar skulle det leda till betydande besparingar. Men varken regeringens mål eller Riksrevisionens beräkning säger någonting om varför myndigheterna har de lokalytor de har i dag. Inte heller diskuteras denna fråga i promemorian. Ingenstans påvisas det att myndigheternas lokalförsörjningsplanering faktiskt är ineffektiv eller att myndigheterna inte gör sitt yttersta för att beakta till exempel möjligheten till distansarbete och beläggningsgraden av lokalerna. Inte heller framgår det att myndigheterna upplever ett för svagt effektiviseringstryck av befintlig reglering – som ju redan i dag ställer krav på att myndigheterna eftersträvar hög effektivitet, iakttar god hushållning, bedriver sin verksamhet effektivt samt samverkar med andra myndigheter för att ta till vara fördelar som kan vinnas för staten som helhet. I stället antas det i promemorian att detta regleringstryck är för svagt.

Universitetet anser att innan man inför fler administrativt betungande och kostnadsdrivande regler måste en ordentlig problembild fastställas. Det är långt ifrån säkert att myndigheternas ansträngningar att minska sina lokalytor har någonting med svag reglering att göra. Givet att myndigheterna redan är satta under starka och återkommande besparingskrav – inte minst ge-nom det årliga produktivitetsavdraget – är sannolikheten stor att ytterligare reglering på området inte kommer att ha önskvärd effekt. Däremot kommer ytterligare reglering med säkerhet att medföra ökade kostnader – vilket också konstateras i promemorian.

Universitetet vill här också påminna om att det inom staten sedan ett antal år bedrivs ett arbete med att minska regelbördan inom förvaltningen. Detta har bland annat diskuterats av Produktivitetskommissionen (SOU 2024:29, SOU 2025:96). Mot den bakgrunden framstår det som olämpligt att införa kostnadsdrivande regler, vars påstådda effekter helt saknar belägg.

Övriga synpunkter

Stockholms universitet anser givetvis att det är viktigt att myndigheter har en god lokalförsörjningsplanering och att de använder sina lokaler effektivt. Vad gäller universitet och högskolor är dessa effektivitetssträvanden redan höga. Senare års dramatiska hyreshöjningar har medfört ett kraftigt besparingstryck på lokalanvändningen, och många universitet och högskolor har bedrivit omfattande lokalförsörjningsplanering som resulterat i en betydande förtätning och en minskad lokalanvändning. Ytterligare regler av den sort som föreslås i promemorian kommer med största sannolikhet inte att påverka dessa effektivitetssträvanden.

Universitetet vill också betona lärosätenas särart inom svenskt myndighetsväsende. Till skillnad från många andra myndigheter kan lärosäten inte själva bestämma var de ska ligga utan detta beslutas av regeringen. Ytterligare en central aspekt är att när forskare väl arbetar i myndighetens lokaler är – som för många andra yrkeskategorier i staten – avskildhet och låg ljudnivå av särskild vikt för att forskningen ska kunna bedrivas effektivt. I likhet med många andra lärosäten har Stockholm universitet också ambitionen att vara ett campusuniversitet och har efter pandemin – då det distansarbetet ökade kraftigt – bedrivit ett aktivt arbete med att få medarbetarna att ägna mer tid på sina arbetsplatser. Lärosätenas lokaler kan därför inte enkelt effektiviseras ur strikt ekonomisk synpunkt genom t.ex. minskad yta eller reducerat antal kontor, eller genom att införa öppna kontorslandskap. Sådana åtgärder riskerar att leda till att färre vill arbeta på arbetsplatsen och att det blir svårare att rekrytera forskare till lärosätena. Av det skälet menar universitetet att en eventuell utökad reglering på området – som det avstyrker – behöver beakta forskningens och lärosätenas särart samt att kommande uppföljningar beaktar andra värden än ekonomisk effektivitet.

Detta beslut är fattat av rektor, professor Hans Adolfsson, i närvaro av prorektor, professor Jane Reichel, och universitetsdirektör Åsa Borin. Studeranderepresentanter har informerats och haft tillfälle att yttra sig. Övrig närvarande har varit Jacob Färnert, Ledningssekretariatet (protokollförare). Ärendet är berett av administrativa studierektorn Oskar Eriksson, administrativa chefen Christian Antoni Möllerop och professor Göran Sundström, Statsvetenskapliga institutionen. Föredragande i ärendet har varit utbildningsledare Rikard Skårfors.