Automatisering kan skapa nya jobb – men styrningen är avgörande

Evrim Oya Güner, Institutionen för data- och systemvetenskap, har studerat hur offentliga organisationer i både Sverige och Turkiet utnyttjar automatisering för att förbättra sina processer.

– Jag är intresserad av den enorma mängd repetitiva, administrativa arbetsuppgifter som kommuner, myndigheter och universitet utför varje dag. Det handlar exempelvis om att mata in data, handlägga ansökningar och administrera register. Jag har studerat automatiseringen av sådana processer med hjälp av robotar, en teknik som kallas Robotic Process Automation eller RPA på engelska, säger Evrim Oya Güner.

De robotar det handlar om är inte humanoider som fysiskt trycker på knappar – automationsrobotar är dolda i mjukvaran. De är programmerade att till exempel identifiera och flytta data som ska importeras från ett system till ett annat.

– RPA använder mjukvarurobotar för att efterlikna dina rörelser på tangentbordet. Robotarna arbetar på en datorskärm precis som en människa skulle göra – de klickar, läser och matar in data. Men det sker automatiskt, utan mänsklig inblandning – och utan att befintliga IT-system behöver byggas om.

– Det är en enkel teknik som har varit i bruk i flera år. Svenska kommuner ligger faktiskt i framkant, förklarar Evrim Oya Güner.

Nya kompetenser behövs

I sin forskning undersöker hon hur offentliga organisationer tar till sig tekniken som en rutinmässig förmåga, och hur de styr den när den skalas upp.

– Automatisering handlar inte bara om att ersätta arbetsuppgifter – den skapar nya arbetssätt, nya kompetenser, nya roller och bygger upp nya organisatoriska förmågor som går långt bortom den initiala effektivitetsvinsten.

– Tänk dig en medarbetare vars jobb är att ta information från ett myndighetssystem och föra in den i ett annat – varje dag, hundratals gånger. En mjukvarurobot kan göra automatiskt. Den skriver aldrig fel, den kan jobba dygnet runt, och den kräver inte att hela IT-systemet byggs om. Du placerar helt enkelt roboten ovanpå det som redan finns.

De flesta tänker på teknik som enheter – verktyg som utför en funktion. Men Evrim Oya Güners forskning utgår från ett teoretiskt perspektiv som ser teknik på ett annat sätt:

– Teknik får inte sin egentliga mening från enheten i sig, utan från de rutiner den möjliggör: De nya arbetssätt den genererar, de praktiker den förändrar och de förmågor den bygger upp över tid.

Hennes studier visar att när en organisation inför RPA innebär det inte bara att medarbetarna lämnar över sina gamla arbetsuppgifter. I stället börjar de bygga upp nya rutiner och förmågor som kan spridas mellan organisationer och förbättra den offentliga förvaltningens arbetssätt.

Den verkliga risken ligger i att införa automationsteknik utan att förbereda medarbetarna

Många är rädda att jobb går förlorade när automatisering, AI och andra typer av digital teknik införs. Men Evrim Oya Güner har ett mer positivt synsätt – teknik förändrar hur vi arbetar och skapar nya roller och jobb. De nya rollerna bygger mer på mänsklig nyfikenhet, kreativitet och innovation.

– Gemensamt för alla de organisationer jag studerade är att när repetitiva uppgifter automatiseras, befrias medarbetarna från monotont och tidskrävande arbete. De omdirigeras till att hantera mer komplexa ärenden som kräver mänskligt omdöme, erfarenhet och expertis. Deras ansvarsområden övergår från att manuellt utföra uppgifter till att övervaka automatiserade processer, hantera undantag och säkerställa att allt fungerar som det ska. Utöver det uppstår nya roller, som RPA-ambassadörer, koordinatorer och utvecklare. Vissa medarbetare som aldrig har arbetat inom IT blir aktiva utformare av automationsprocesser. Arbetsstyrkan rör sig mot en mer teknikorienterad profil.

– Min forskning tyder på att den verkliga risken ligger i att införa automationsteknik utan att förbereda medarbetarna, och utan att bygga upp de styrningsstrukturer som stöder dem. Om man inte gör den investeringen kommer tekniken inte få utväxling. Organisationen riskerar då att missa den vinst den hoppades på.

Investera i människor

Så länge programmeringen är korrekt kan RPA-tekniken inte misslyckas, förklarar Evrim Oya Güner. RPA ”tänker” inte: Den kan inte agera på egen hand och har inte AI:s förmåga att hallucinera. Men tekniken kräver styrning, och offentliga organisationer måste planera i förväg.

– Vi ser redan hur organisationer rör sig bortom RPA, mot AI och mer avancerade former av automation. Den utvecklingen accelererar. Min forskning pekar på ett styrningsgap – många offentliga organisationer inför automation och AI snabbare än de utvecklar strukturer för att hantera tekniken på ett ansvarsfullt sätt. Och ju mer komplex tekniken blir, desto viktigare blir det att hantera gapet.

– Organisationen måste investera i medarbetare, bygga upp intern expertis över tid och utveckla styrning som passar sammanhanget. Det är modellen som gäller både för RPA och kommande teknikinvesteringar, säger Evrim Oya Güner.

This article is also available in an English version

Text: Åse Karlén